Welche KI kann Automatisierung durchführen? Ein Überblick

Das Wichtigste in Kürze

• Ein KI-Modell allein automatisiert nichts, den Ablauf steuert eine Workflow-Plattform mit Auslöser, Verbindungen und Aktionen.
• Make, n8n, Zapier und Power Automate unterscheiden sich vor allem beim Hosting und beim technischen Einstieg.
• Make.com wird zur KI-Automatisierung, sobald ein Szenario einen KI-Schritt enthält, etwa ein Modul für OpenAI oder Claude.
• Bei sensiblen Daten spricht viel für eine selbst gehostete Plattform wie n8n und für Schritte, in denen diese Daten nie an ein KI-Modell gehen.

Welche KI kann Automatisierung durchführen? Die kurze Antwort

Eine einzelne KI automatisiert keinen Ablauf. Ein KI-Modell wie ChatGPT kann Texte lesen, einordnen und formulieren. Es merkt aber nicht von selbst, dass eine neue Mail eingegangen ist, und es legt keine Datei in deinem Kundenordner ab. Dafür braucht es eine Workflow-Plattform, die den Ablauf steuert.

Eine Automatisierung besteht deshalb aus zwei Ebenen. Die Workflow-Plattform liefert den Auslöser (zum Beispiel „neue Anfrage im Formular“), die Verbindungen zu deinen Tools und die Aktionen, etwa einen Eintrag im CRM anlegen. Das KI-Modell übernimmt die Schritte, für die man etwas verstehen muss: eine Anfrage einem Thema zuordnen oder aus einem PDF die richtigen Angaben ziehen.

Auf die Frage, welche KI Automatisierung durchführen kann, gibt es also immer zwei Namen als Antwort: den der Plattform und den des Modells. Wie diese Bausteine zusammenspielen und was KI-Automatisierung grundsätzlich ausmacht, erklären wir im Artikel Was ist KI-Automatisierung?. Hier geht es um die Werkzeuge selbst: welche Plattformen und Modelle es gibt und wie du die passende Kombination findest.

Ebene 1: Workflow-Plattformen steuern den Ablauf

Eine Workflow-Plattform ist das Programm, in dem du einen Ablauf als Kette von Schritten baust. Sie wartet auf einen Auslöser, holt Daten aus einem Tool, verarbeitet sie und schreibt das Ergebnis in ein anderes Tool. Die fertigen Verbindungen zu Diensten wie Gmail, Google Drive oder einem CRM heißen meist Integrationen oder Module. Die vier bekanntesten Plattformen unterscheiden sich vor allem darin, wo sie laufen und wie technisch der Einstieg ist.

Make (früher Integromat)

Make hieß bis 2022 Integromat und ist ein Cloud-Dienst mit grafischem Editor. Du ziehst Module auf eine Fläche und verbindest sie zu einem Szenario, so heißt ein Ablauf bei Make. Verzweigungen, Filter und Schleifen lassen sich gut sichtbar darstellen, deshalb eignet sich Make auch für Abläufe mit mehreren Wegen. Die Daten laufen dabei über die Server des Anbieters.

n8n

n8n ist eine Workflow-Plattform aus Berlin, die du selbst hosten kannst [1]. Selbst hosten heißt: Die Software läuft auf einem Server, den du oder dein Dienstleister betreibt. Die Daten verlassen diesen Server nur, wenn ein Schritt sie bewusst an einen anderen Dienst schickt. Alternativ gibt es n8n als Cloud-Version beim Anbieter. n8n bringt eigene Bausteine für KI-Schritte mit und erlaubt eigenen Code in einzelnen Schritten [2]. Der Einstieg ist dafür technischer als bei Make oder Zapier.

Zapier

Zapier ist der Klassiker für einfache Verbindungen zwischen zwei oder drei Tools. Ein Ablauf heißt dort Zap und folgt meist dem Muster „Wenn das passiert, dann tu das“. Zapier hat einen sehr großen Katalog an angebundenen Apps [3] und ist schnell eingerichtet. Die Plattform läuft ausschließlich in der Cloud des US-Anbieters. Bei Abläufen mit vielen Verzweigungen wird es schneller unübersichtlich als in Make oder n8n.

Microsoft Power Automate

Power Automate ist die Automatisierung von Microsoft und liegt nah an Microsoft 365: Outlook, Teams, SharePoint und Excel sind direkt angebunden. Dazu kommen Desktop-Flows, mit denen sich Bedienschritte in Programmen auf dem Rechner aufzeichnen und wiederholen lassen [4]. Das nennt man Robotic Process Automation (RPA), also Software, die Klicks am Bildschirm nachmacht. Wer ohnehin komplett mit Microsoft arbeitet, hat hier den kürzesten Weg.

Ebene 2: Welche KI wird für die Automatisierung eingesetzt?

Für die Automatisierung werden vor allem große Sprachmodelle eingesetzt, also KI-Modelle, die Text verstehen und erzeugen. Die Workflow-Plattform schickt dem Modell eine Aufgabe samt Daten über eine Schnittstelle (API) und bekommt eine Antwort zurück, mit der der Ablauf weiterarbeitet. Das Modell sieht dabei nur das, was der Ablauf ihm gezielt übergibt.

Die bekanntesten Anbieter:

• OpenAI (GPT): die Modelle hinter ChatGPT, in den gängigen Workflow-Plattformen als fertiger Baustein verfügbar, in Make zum Beispiel als eigenes Modul [5].
• Anthropic (Claude): Sprachmodelle eines US-Anbieters, ebenfalls über Schnittstellen in Make und n8n nutzbar [6].
• Google (Gemini): die Modelle von Google, per Schnittstelle nutzbar und zusätzlich in Google Workspace eingebaut.
• Mistral: ein französischer Anbieter. Einige seiner Modelle gibt es mit offenen Gewichten, sie lassen sich also auf einem eigenen Server betreiben [7].

Für typische Aufgaben in einem Büroablauf, etwa eine Anfrage einordnen oder eine Mail zusammenfassen, eignen sich alle genannten Modelle. Den Ausschlag geben meist zwei andere Fragen: Wo werden die Daten verarbeitet, und braucht der Schritt überhaupt KI? Viele Schritte sind feste Regeln („wenn der Betreff X enthält, dann Ordner Y“) und laufen ohne Modell zuverlässiger und günstiger. Wo die Grenze verläuft, erklären wir in KI und Automatisierung: der Unterschied.

KI-Funktionen direkt in deinen Tools

Viele Programme bringen eigene KI-Funktionen mit, etwa Copilot in Microsoft 365, Gemini in Google Workspace oder KI-Assistenten in CRM-Systemen. Sie helfen innerhalb des jeweiligen Tools, zum Beispiel beim Formulieren einer Mail oder beim Zusammenfassen eines Kundenverlaufs. Über Tool-Grenzen hinweg automatisieren sie in der Regel wenig. Sobald Daten von einem System ins nächste wandern sollen, brauchst du wieder eine Workflow-Plattform.

Ist Make.com KI-Automatisierung?

Make.com ist eine Automatisierungsplattform. KI-Automatisierung wird daraus, sobald in einem Szenario ein KI-Schritt steckt. Ein Szenario, das Formulardaten in eine Tabelle kopiert, ist klassische Automatisierung und kommt ganz ohne KI aus.

Für KI-Schritte bietet Make fertige Module, zum Beispiel für OpenAI und Anthropic Claude [5] [6]. Ein Beispiel: Eine Anfrage kommt über dein Kontaktformular. Make holt die Nachricht ab, ein KI-Modul ordnet sie einem Thema zu und schätzt ein, wie dringend sie ist. Danach legt Make den Kontakt im CRM an und benachrichtigt die zuständige Person. Die KI erledigt in diesem Ablauf genau einen Schritt, alles andere übernimmt die Plattform.

Für n8n, Zapier und Power Automate gilt dasselbe. Die Plattform ist der Rahmen, das KI-Modell ein Baustein darin.

Make, n8n, Zapier und Power Automate im Vergleich

Wer prüft, welche KI Automatisierung durchführen kann, landet für die Steuerung meist bei diesen vier Plattformen. Die Tabelle zeigt die Unterschiede, die bei der Auswahl am meisten zählen. Preise nennen wir bewusst nicht, weil sich Tarife und Abrechnungsmodelle häufig ändern. Prüfe sie direkt beim Anbieter.

So findest du das passende Tool

Welche Kombination passt, entscheiden vier Fragen zu deinem Betrieb. Geh sie der Reihe nach durch, bevor du ein Konto anlegst.

• Daten und DSGVO: Welche Daten laufen durch den Ablauf? Für Kontaktdaten aus einem Formular reicht oft ein Cloud-Dienst mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag, er regelt, wie der Dienstleister deine Daten behandeln darf).
• Vorhandene Tools und Schnittstellen: Prüfe, ob dein CRM, dein Mailprogramm und deine Ablage eine Schnittstelle haben und ob die Plattform dafür einen fertigen Baustein mitbringt. Fehlt der Baustein, klappt die Anbindung oft trotzdem über eine direkte API-Abfrage. Das kostet aber Einrichtungszeit.
• Volumen: Zehn Vorgänge am Tag sind etwas anderes als mehrere Tausend. Cloud-Plattformen rechnen meist nach Ausführungen oder Schritten ab. Bei hohem Volumen lohnt der Blick auf das Abrechnungsmodell und auf Selbst-Hosting.
• Wer betreut es: Ein Ablauf braucht Pflege. Tools ändern ihre Schnittstellen, Logins laufen ab, Fehler müssen jemandem auffallen. Kläre vorher, wer Fehlermeldungen bekommt und sie behebt, intern oder über einen Dienstleister.

Das Tool ist selten der Engpass. Was Automatisierungsprojekte bremst, ist fast immer ein Ablauf, den vorher niemand sauber aufgeschrieben hat.

Beschreib deshalb zuerst den Ablauf Schritt für Schritt: Was löst ihn aus, welche Daten kommen woher, wer entscheidet was, und was passiert bei Sonderfällen? Mit dieser Beschreibung lässt sich der Ablauf in jeder der vier Plattformen bauen. Fehlt sie, zeigen sich die Lücken erst im Betrieb, zum Beispiel wenn ein Kunde doppelt angelegt wird oder eine Datei im falschen Ordner landet.

Welche Kombination wir je nach Fall einsetzen

Wir wählen Plattform und KI-Modell nach den Daten und nach den Tools, die ein Betrieb schon nutzt. Eine feste Kombination für alle Fälle haben wir nicht, einige Muster wiederholen sich aber.

Sensible Daten: Hier setzen wir auf eine selbst gehostete Workflow-Plattform wie n8n. Bei Wohlstandshüter, einem Baufinanzierer aus Mannheim, schicken Kunden ihre Unterlagen per Mail. Die Anhänge werden erkannt, richtig benannt, im Kundenordner abgelegt und in den passenden Europace-Vorgang übertragen. Jede Mail steht zusammengefasst in der Kundenakte im CRM. Die Erkennung läuft auf einem eigenen Server, Gesundheitsdaten gehen nie an die KI, und Dennis Mann greift nur bei unklaren Dateien ein. Den ganzen Ablauf zeigen wir im Use Case zur automatischen Unterlagenprüfung.

Datenfluss zwischen Cloud-Tools: Wandern Daten zwischen gängigen Cloud-Tools, zum Beispiel Leads aus einem Werbeformular ins CRM, zählt vor allem, dass die Verbindung zuverlässig läuft, kein Kontakt doppelt angelegt wird und Fehler sofort jemandem auffallen. Dafür muss die Plattform nicht selbst gehostet sein, solange der AV-Vertrag steht und nur Kontaktdaten durch den Ablauf laufen.

Das KI-Modell: Für Schritte, die Verstehen brauchen, nutzen wir die Modelle großer Anbieter über ihre Schnittstellen. Das Modell bekommt nur die Daten, die der jeweilige Schritt wirklich braucht. Wo Daten den eigenen Server nicht verlassen sollen, kommt ein selbst betriebenes Modell oder eine Lösung ohne KI zum Einsatz.

Wenn du wissen willst, welche Kombination zu deinem Ablauf passt, kannst du ihn im kostenlosen Potenzialgespräch mit uns durchgehen.

Häufige Fragen

Quellen

1. n8n Docs: Host n8n. docs.n8n.io
2. n8n Docs: Integrate AI. docs.n8n.io
3. Zapier: App Directory. zapier.com
4. Microsoft Learn: Einführung in die Desktop Flows, Power Automate. learn.microsoft.com
5. Make Apps Documentation: OpenAI (ChatGPT, Whisper). apps.make.com
6. Make Apps Documentation: Anthropic Claude. apps.make.com
7. Mistral AI Docs: Self-Deployment. docs.mistral.ai