Use Case

1,5 Stunden Zeitersparnis pro Kunde

Unterlagen automatisch einsortiert

Für Wohlstandshüter, die Baufinanzierung von Dennis Mann in Mannheim: Schickt ein Kunde Unterlagen per Mail, landen sie richtig benannt im Kundenordner und im passenden Europace-Vorgang. Die Mail selbst steht zusammengefasst in der Kundenakte.

Dennis Mann von Wohlstandshüter
WohlstandshüterDennis Mann, freier Finanzberater, Wohlstandshüter, Mannheim
Kunde
Wohlstandshüter
Branche
Unabhängige Baufinanzierung
Standort
Mannheim
Auslöser
Mail mit Anhang
Datenschutz
Erkennung auf eigenem Server
Ziel
Drive, CRM, Europace
So etwas auch für dich

Ausgangslage

Jeder Anhang ging durch die Hand

Problem

  • Kunden schicken ihre Unterlagen per Mail, jeder Anhang musste von Hand gespeichert und umbenannt werden
  • Jede Datei musste in den richtigen Kundenordner und zusätzlich zu Europace
  • Jede Mail musste in der Kundenakte im CRM nachgetragen werden
  • Rund 1,5 Stunden manuelle Arbeit pro Kunde

Lösung

  • Jede Kundenmail landet zusammengefasst in der Kundenakte, Aufgaben daraus als To-do
  • Anhänge werden erkannt, richtig benannt und im passenden Kundenordner abgelegt
  • Alle 15 Minuten kommen neue Unterlagen automatisch in den Europace-Vorgang
  • Gesundheitsdaten gehen nie an die KI, Dennis greift nur bei unklaren Dateien ein

Der Workflow

Vom Postfach in die Kundenakte

So läuft jede Kundenmail mit Anhang bei Wohlstandshüter automatisch durch den Ablauf.

MailtextAnhangJaNeinalle 15 Min.Kundenmailmit AnhangKunde erkanntZuordnung im CRMDatenschutzGesundheitsdaten nie an KIKI-ZusammenfassungNamen geschwärztCRMNotiz und To-dosDokumentarteigener ServerSicher erkannt?Kundenordnerumbenannt in DriveEuropacepassender VorgangTo-do für DennisDatei prüfen
1

Eine Kundin oder ein Kunde schickt Unterlagen per Mail.

Ergebnis

Was sich für Wohlstandshüter verändert hat

  • Rund 30 Stunden weniger manuelle Arbeit im Monat, bei etwa einem neuen Kunden pro Arbeitstag
  • Kundenmails werden direkt richtig einsortiert
  • Über 55 Dokumentarten werden erkannt und automatisch zugeordnet
  • Neue Unterlagen stehen spätestens nach 15 Minuten im passenden Europace-Vorgang
  • Kundenakten werden automatisch mitgepflegt
  • Die KI arbeitet vollständig DSGVO-konform, keine personenbezogenen Daten gehen an das KI-Modell
  • Dennis greift nur bei Unklarheiten ein
„Man hört viel von KI, aber dass man es so schnell in eigene Prozesse einsetzen kann, habe ich nicht erwartet. Vielen Dank.“
Dennis Mann, freier Finanzberater, Wohlstandshüter, Mannheim

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